Memahami Pihak Perusahaan

Memahami Pihak Perusahaan

Mengetahui apa yang akan dilakukan dan dipikirkan perusahaan bisa memberi Anda wawasan mengenai proses dan pertimbangan mereka. Selanjutnya ini dapat membantu Anda dalam mempersiapkan mengikuti proses wawancara.

PERSIAPAN

Agar berhasil mendapatkan yang terbaik dari intervius, perusahaan harus bersiap-siap sebaik mungkin. Begitu mereka memiliki daftar kandidat yang dianggap layak dan sudah memutuskan tanggal wawancara, maka mereka harus berusaha mendapatkan tempat yang tepat –kantor atau ruangan yang tenang yang bebas dari gangguan apapun serta cocok bagi semua kandidat. Mereka harus mempertimbangkan apakah ada kandidat yang cacat tubuh, mengingat untuk itu perlu pemikiran apakah perlu ada penyesuaian yang harus dilakukan, misalnya mengadakan wawancara di ruang yang terang ataukah yang bisa dicapai kursi roda. Diharapkan mereka akan menggunakan ruangan yang bisa menciptakan kesan yang baik!

Ketentuan yang baik menyatakan bahwa dua manajer dan seorang representatif Personalia hadir pada waktu interviu untuk meminimalkan kemungkinan penyimpangan apapun dan memberikan perlindungan atas tuntutan diskriminasi apapun yang bisa diajukan kandidat dibandingkan ketika dilakukan interviu secara empat mata. Tentu saja besar dan banyaknya sumber daya yang dimiliki perusahaan akan menentukan siapakah yang sebenarnya akan melakukan wawancara. Perhatikan bahwa ketika perusahaan menggunakan dua atau lebih pewawancara, artinya mereka telah bersepakat lebih dulu mengenai siapakah yang akan mengajukan pertanyaan-pertanyaan tertentu. Artinya, kepala Anda akan sering berpaling dari satu pewawancara ke pewawancara yang lainnya seperti menonton pertandingan tenis!

Saat memilih jenis pertanyaan wawancara, pewawancara harus telah mengetahui benar formulir lamaran atau CV, deskripsi pekerjaan, dan spesifikasi posisi. Untuk menghindari diskriminasi dan untuk memandu pewawancara dalam membuat keputusan yang berdasar informasi yang cukup dan adil, maka mereka dituntut untuk mengajukan pertanyaan yang serupa pada masing-masing kandidat; namun demikian pertanyaan-pertanyaan individualisasi mungkin juga diperlukan dalam wawancara untuk menelusuri lebih jauh atas jawaban-jawaban atau kondisi-kondisi tertentu. Hal ini sepenuhnya bisa diterima dengan baik sepanjang pertanyaan-pertanyaannya masih terkait dengan kesesuaian antara Anda dengan pekerjaan tersebut dan tidak tersesat ke dalam detail pribadi yang tidak relevan.

Kebanyakan pertanyaan biasanya berdasarkan pada Deksripsi Pekerjaan dan Spesifikasi Posisi yang mereka gunakan untuk memilih kandidat dari semua pelamar, jadi pastikan Anda telah menguasai rincian yang tercakup dalam masing-masing hal tersebut (apabila diberitahukan pada Anda) sehingga Anda bisa menyesuaikan jawaban-jawaban Anda secara tepat. Untuk mendorong individu agar mau berbicara, maka pewawancara seringkali memakai pertanyaan terbuka yang tidak bisa dijawab hanya dengan ‘ya’ atau ‘tidak’ dan seringkali diawali dengan ‘apa’, ‘mengapa’, ‘bagaimana’, atau ‘kapan’. Jadi bersiaplah untuk menguasai bagian terbesar dalam pembicaraan itu! Secara kebetulan, praktik wawancara yang baik adalah ketika kandidat berbicara sebanyak 80% perbincangan dan pewawancara hanya 20%.

MELAKUKAN WAWANCARA

Pewawancara yang baik akan menjelaskan struktur wawancara –yaitu, memberi Anda senacan informasi latar belakang, memberitahu Anda bahwa mereka akan mengajukan serangkaian pertanyaan dan memberikan sekian waktu di akhir untuk membahas pertanyaan-pertanyaan yang mungkin Anda ingin ajukan –dan berapa lama proses ini akan berlangsung.

Sepanjang wawancara berlangsung, pewawancara mungkin akan terdiam. Ingatlah bahwa tujuan interviu adalah untuk mendapatkan informasi sebanyak mungkin dari diri Anda untuk menentukan apakah Anda adalah orang yang tepat untuk posisi tersebut. Mereka harus tahu bahwa keheningan apapun yang Anda sendiri sebabkan mungkin karena Anda sedang mempertimbangkan pertanyaan Anda. Jangan, bagaimanapun juga, takut untuk mengatakan semacam ‘Hmmm, coba saya pikirkan sebentar’ untuk meyakinkan bahwa mereka tahu Anda tidak sedang melamun kosong. Mereka mungkin akan mencatat secara saksama interviu tersebut, jadi jangan berhenti setiap kali tak ada kontak mata. Di akhir wawancara, pewawancara mungkin akan meyakinkan bahwa Anda memang mengetahui benar dengan istilah-istilah dan kondisi pekerjaan tersebut dan bahwa mereka bisa menerima.

Anda akan diberitahu apa yang harus dilakukan berikutnya dan kapan keputusan akan diambil. Kalau tidak diberitahu, maka bertanyalah! Mengingat kontrak kerja karyawan bisa dibuat atas dasar penawaran lisan dan penerimaan, maka pewawancara harus memastikan untuk tidak menggunakan kata-kata yang dapat ditafsirkan sebagai sebuah tawaran kecuali memang itu yang mereka maksudkan. Dalam banyak kasus –dan khususnya ketika tawaran pekerjaan yang dibuat merupakan subjek dari persyaratan dari misalnya prestasi yang memuaskan –pewawancara Anda akan mengatakan yang terbaik yang akan mereka rekomendasikan bahwa suatu penawaran  akan segera dibuat atau bahwa surat penawaran akan dikirimkan pada waktunya. Pendekatan yang paling umum adalah dengan membuat penawaran setelah itu. Pewawancara akan menyadari bahwa perjanjian yang dibuat untuk kandidat yang lolos pada saat interviu dapat berlanjut sebagai bagian dari kontrak kerja mereka, jadi  besar kemungkinan mereka akan berhati-hati untuk masuk ke rincian mengenai apapun isi penawaran yang akan menyusul. Ingatlah, pernyataan yang dibuat pada waktu berlangsungnya interviu dapat juga digunakan sebagai bukti untuk isi kontrak apabila di kemudian hari terjadi perselisihan mengenai cakupannya.

PENTINGNYA CATATAN INTERVIU

Membuat catatan sepanjang proses interviu adalah hal yang penting karena bukan hanya memandu perekrut dalam menentukan keputusan mereka dan membantu saat memberikan umpan balik pada kandidat, namun juga menolong seandainya keputusan mereka kelak dipandang ‘tidak adil’ oleh kandidat yang tidak lolos. Undang-undang Perlindungan Data (The Data Protection Act 1998) memungkinkan kandidat untuk melihat catatan interviu berupa formulir yang mereka isi dengan serangkaian informasi mengenai kandidat tersebut. Anda mempunyai hak untuk meminta melihat catatan ini kapan pun juga (mungkin ada pungutan biaya administrasi untuk beberapa kasus).